EL PROYECTO, FASES Y ESTRUCTURA

Un proyecto es una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dados.

FASES.- 

1)     Evaluación inicial:

Antes de elaborar y poner en marcha cualquier tipo de proyecto, lo primero que se debe hacer es realizar es un análisis exhaustivo de las necesidades detectadas y una reflexión sobre el origen, las causas y cómo se va a actuar.

2)     Planificación:

Una vez detectadas las necesidades y analizado el origen, es el momento de la planificación, es decir, de diseñar el proyecto.

3)     Puesta en marcha del proyecto:

Una vez realizada la planificación, se podrá ejecutar el proyecto. 

4)     Evaluación final:

La última fase, una vez finalizado el proyecto, será la evaluación de los resultados obtenidos, es decir, si los objetivos que se plantearon inicialmente se han alcanzado y en qué grado. Además, en esta fase, lo ideal es realizar un análisis de los resultados.

ESTRUCTURA.-

1.  Propósito y meta: la finalidad de un proyecto refleja su visión y se expresa en forma de objetivos generales y específicos, que marcan los hitos sobre los que estructurar el trabajo.

2.   Destinatarios: se trata de definir quiénes serán los receptores de los frutos que dé el trabajo organizado que implica un proyecto. Los beneficiarios, el público objetivo no sólo habrá de ser tenido en cuenta en la entrega, para una valoración final sino que, como suele ser habitual, tiene que ser escuchado durante las fases previas, planificación y ejecución, por si hubiese que introducir cambios, tener en cuenta nuevas reglas o si se precisase adaptar algún proceso para adecuarlo a sus exigencias.

3.  Producto o servicio: es el medio que permite alcanzar el objetivo final, el resultado que se pone a disposición del receptor en la entrega. Se trata de un elemento específico muy importante para la estructura de un proyecto ya que, alrededor de él, se condensa el trabajo de investigación y análisis previo, se concretan los detalles del diseño y se planifica la ejecución.

4.   Actividades: y las tareas en las que se desglosan marcan el paso de las etapas y el avance del proyecto. Su progreso ha de poder ser controlado y debidamente monitorizado y, por eso, es preciso hacer una definición de las mismas lo más precisa y clara posible. Además, es fundamental el establecimiento de prioridades ya que no todas tienen el mismo nivel de criticidad y esto debe ser tenido en cuenta.

5.  Cronograma: definir los plazos máximos permitidos para la ejecución de cada tarea o actividad es la mejor guía para su desarrollo. La estructura de un proyecto se beneficia de esta ordenación tanto desde el punto de vista de la gestión, que se facilita al propiciar el seguimiento; como desde el punto de vista de la acción, que mejora el rendimiento y minimiza los errores al tener una visión más clara de las implicaciones del propio desempeño con respecto al global del proyecto.

6  Recursos: la disponibilidad de los mismos determinará en gran medida la viabilidad del proyecto. Recursos humanos y materiales deben aprovecharse de forma optimizada y teniendo en cuenta su influencia sobre las actividades de la cadena crítica, que deben preservarse..

7.   Presupuesto: es una de las principales restricciones a los proyectos y, como tal, ha de ser estudiado en su diseño. El análisis de costes, directos e indirectos y los medios de financiación tienen que formar parte de esta fase de iniciación en la que se perfila el esqueleto de la iniciativa.

8.     Indicadores: al final, los proyectos se miden por sus resultados y, como no conviene esperar al final para conocerlos, resulta imprescindible establecer los indicadores que permitirán monitorizar el progreso a través de la recogida de métricas sobre áreas relevantes.